Administrace studijního pobytu

 

 

  • podrobnější informace k celkové administraci získají studenti na informační schůzce (prezentace ze schůzky jsou k dispozici zde), která bude vyhlášena dle harmonogramu (o přesném termínu budou studenti informováni hromadným e-mailem)

Postup před odjezdem

 

Vyplnění a odeslání přihlášky (Application form)

  • součástí přihlášky na některých školách je i Learning Agreement (dále LA); doporučujeme jej však rovnou zaslat i v případě, že není povinnou součástí; student tak předejde komplikacím způsobeným časovými prodlevami (více informací o dokumentu naleznete níže)
  • je třeba, aby student:
    • zjistil deadline a požadavky pro podání přihlášky na webových stránkách zahraniční univerzity
    • ověřil, zda daná instituce nemá svou vlastní přihlášku (v tomto případě student neposílá přihlášku MENDELU)
    • přihláška může být i online (občas bývá v obou formách - „papírová“ i online)
    • pokud zahraniční univerzita svou přihlášku nemá, student použije přihlášku MENDELU
    • v přihlášce je nutno uvést dobu pobytu - stačí uvést alespoň v rozmezí měsíců (tzn. např. září-leden; pobyt musí trvat nejméně 3 měsíce, maximálně 12 měsíců)
    • pokud zahraniční instituce vyžaduje k přihlášce i tzv. Transcript of Records (dále ToR), jedná se o výpis předmětů absolvovaných na MENDELU, který student získá na svém studijním oddělení (univerzita může vyžadovat i další dokumenty)
    • potvrzení o úrovni jazykových znalostí (úroveň B2) studentovi vystaví zahraniční fakultní referent na základě jazykové zkoušky absolvované v rámci VŘ
    • přihlášku s přílohami student zasílá na zahraniční instituci dle pokynů zahraniční univerzity
  • jakmile zahraniční instituce obdrží přihlášku, začíná občas velmi náročný administrativní proces studentova přijetí - zahraniční instituce by měla studenta kontaktovat a zaslat mu veškeré dostupné informace o studiu a dále by se studentem měla projednat organizační záležitosti spojené s pobytem; už zde je nutné věnovat pozornost i ubytování, jehož zařizování může trvat až několik týdnů

šipka Přihláška Erasmus (MENDELU formulář)

         Seznam kontaktů pro Erasmus+ na MENDELU

 

Studijní smlouva (Learning agreement)

  • studijní pobyt v zahraniční lze realizovat pouze na základě trojstranné studijní smlouvy (Learning Agreement)
  • student je povinen v zahraničí získat minimálně 18 ECTS z odborných předmětů (tj. předměty, které jsou v souladu se studijním zaměřením studenta; může jít o předměty povinné, povinně-volitelné i volitelné); výjimkou jsou doktorandi, kteří pracují na disertaci (nebo dle požadavků fakulty)
  • LA musí být uzavřen před odjezdem na zahraniční studijní pobyt
  • LA se podepisuje v tomto pořadí: student, pověřená osoba na fakultě - podpis zprostředkovává zahraniční fakultní referent, koordinátor v zahraničí
  • podpisem LA pověřená osoba stvrzuje, že se studijním plánem studenta souhlasí a že předměty, které má student v LA zapsány a které na zahraniční instituci úspěšně absolvuje, mu budou po jeho návratu na MENDELU uznány (viz níže)
  • student je povinen použít formulář MENDELU - v případě, že zahraniční instituce také vyžaduje svůj vlastní formulář, student vyplní oba
  • informace o studijní nabídce student získá na webových stránkách zahraniční instituce
  • některé instituce zasílají studijní katalogy e-mailem přímo nominovaným studentům
  • vyřízení LA může trvat i několik měsíců (především v letním období), doporučujeme jej proto začít vyřizovat v dostatečném předstihu (ideálně zaslat již s přihláškou, viz výše)
  • LA musí být kompletní (tzn. potvrzený MENDELU i zahraniční institucí) před podpisem účastnické smlouvy (viz níže)
  • součástí nového LA jsou i jeho změny (Changes to original LA = část During the Mobility) a ToR (výpis studijních výsledků v zahraničí = část After the Mobility):

šipka Learning agreement (MENDELU formulář)

         Learning agreement - pomocník pro vyplnění

         Seznam kontaktů pro Erasmus+ na MENDELU

 

Akceptační dopis (Letter of acceptance)

  • potvrzuje studentovo přijetí na zahraniční univerzitu
  • toto potvrzení může mít formu oficiálního dopisu nebo i e-mailu
  • pokud zahraniční univerzita studentovi nevystaví vlastní dopis, je možno použít formulář MENDELU (student jej zašle koordinátorovi na přijímající instituci k potvrzení)
  • akceptační dopis musí obsahovat jméno studenta, název přijímající organizace a období, na které je student přijat ke studiu (přesná data od - do; včetně orientačního týdne, uvítacích aktivit apod.)
  • pokud akceptační dopis neobsahuje přesná data pobytu, doloží student ještě harmonogram semestru
  • po obdržení Letter of acceptance student:
    • nechá zapsat pobyt do UIS referentem zahraničního oddělení své fakulty (předloží Letter of acceptance s daty pobytu; poté se v UIS zobrazí ikonka bankovního spojení a Checklisty)
    • zadá číslo EURO účtu do UIS (přes Portál studenta → Moje zahraniční studium)
      • pokud si student chce zřídit EURO účet u KB, a.s. (více informací najdete v prezentaci z informační schůzky), bude potřebovat tyto doklady:
    • vyřídí návrh na vyslání (UIS - eAgenda - Zahraniční cesty), na základě kterého pak řeší pojištění
  • na základě dat v Letter of Acceptance bude studentovi vystavena ÚS a vypočtena výše stipendia

šipka Akceptační dopis (formulář MENDELU)

         Návrh na vyslání - návod na vyplnění

         Seznam kontaktů pro Erasmus+ na MENDELU

 

Aplikace Checklisty

  • slouží pro odevzdávání dokumentů ke studijnímu pobytu
  • aplikace je přístupná v UIS v Portálu studenta (poté, co si student nechá zadat pobyt do UIS na základě akceptačního dopisu - viz výše)
  • povinné dokumenty (tj. dokumenty, které musí do aplikace nahrát všichni studenti) jsou tyto:
    • před odjezdem
      • Letter of acceptance (v aplikaci schvaluje referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI)
      • Learning agreement (schvaluje fakulta)
      • doklad o zaplacení pojištění „MENDELU“ (schvaluje OMVI)
      • výsledek vstupního testu OLS (viz níže; schvaluje OMVI)
    • po návratu (viz níže)
      • Confirmation of Erasmus+ study period (schvaluje OMVI)
      • Transcript of Records (schvaluje fakulta)
      • výsledek závěrečného testu OLS (schvaluje OMVI)
  • ostatní dokumenty jsou vyžadovány pouze v případě prodloužení studijního pobytu, změn v LA apod. (viz níže)
  • student do aplikace nahrává kompletní dokumenty (tj. se všemi podpisy apod.)
  • všechny dokumenty musí být v Checklistu schváleny příslušnou osobou (referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI nebo referent pro zahraniční záležitosti fakulty
  • student může s dokumentem pracovat, dokud není schválen

šipka Seznam kontaktů pro Erasmus+ na MENDELU

 

Online Linguistic Support (OLS)

  • povinné on-line testování jazykové úrovně studentů před a po mobilitě Erasmus+
  • jazyková podpora se týká hlavního pracovního jazyka, nikoliv jazyka země pobytu
  • pracovní jazyk student musí vyplnit v LA
  • online jazyková podpora:
    • umožňuje účastníkům mobilit posoudit své jazykové schopnosti
    • platí pro mobility, jejichž hlavním pracovním jazykem je angličtina, němčina, francouzština, španělština, italština, nizozemština, řečtina, polština, portugalština, čeština, dánština, švédština, bulharština, chorvatština, maďarština, rumunština, slovenština a finština
    • na základě výsledků jazykového testování může být účastníkovi mobility Erasmus+ přidělena licence pro účast v online jazykovém kurzu (i v místním jazyce), pokud účastník licenci přijme, je povinen kurz využívat
    • student, který získá ve vstupním OLS testu úroveň <B1, získá automaticky licenci k jazykovému kurzu v pracovním jazyce a je povinen kurz využívat
    • více informací na http://erasmusplusols.eu/ nebo v prezentaci z informační schůzky
  • veškeré licence studentům přiděluje referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI
  • výzvu k vyplnění testu obdrží student na e-mail

 

Uzavření účastnické smlouvy

  • účastnickou smlouvu student uzavře s referentem studijních pobytů Erasmus+ na OMVI nejpozději 2 týdny před plánovaným odjezdem
  • student se musí k podpisu ÚS předem objednat
  • všichni studenti obdrží informace k průběhu podpisů ÚS na e-mail (vč. způsobu objednání)
  • před podpisem ÚS student nahraje do Checklistu tyto dokumenty (kompletní; viz výše):
    • Letter of acceptance
    • Learning agreement
    • doklad o zaplacení pojištění „MENDELU“
    • výsledek vstupního testu OLS
  • v případě, že studentu chybí oboustranně potvrzený LA, může se i tak dostavit k podpisu ÚS; stipendium mu bude ale vyplaceno teprve poté, co bude mít LA kompletní
  • ÚS musí student podepsat osobně před odjezdem do zahraničí (vyřizování smluv poštou nebo pomocí plné moci není možné)
  • odjezd na mobilitu bez řádně podepsané ÚS a požadovaných dokumentů není možný
  • na základě podpisu ÚS bude studentovi vyplaceno stipendium

šipka Vzor účastnické smlouvy (k prostudování předem)

         Erasmus+ Charta studenta

         Kvalifikační podmínky

 

Přidělení stipendia

  • stipendium student obdrží od své domácí vysokoškolské instituce nejpozději 1. den zahájení pobytu v zahraničí
  • stipendium bude převedeno na EURO účet studenta zadaný v UIS (viz výše)

Nahoru Zpět na obsah


Během pobytu v zahraničí

 

Změny studijní smlouvy (Changes to original Learning agreement)

  • LA je v případě nutnosti možné po příjezdu do zahraničí změnit
  • student sepíše nový studijní plán tzv. Changes to original Learning Agreement (dále Changes; opět s ohledem na studijní zaměření svého oboru, případné konzultaci s fakultním koordinátorem a podmínky získání 18 ECTS kreditů z odborných předmětů za semestr)
  • změny ve studijní smlouvě student podepíše, nechá schválit nejdříve zahraničním oddělení své fakulty, poté zahraničním koordinátorem
  • Changes je student povinen nahrát do 30 dnů po zahájení semestru na dané zahraniční instituci do Checklistu v UIS (viz výše)
  • student je povinen použít formulář MENDELU, v případě, že zahraniční instituce vyžaduje svůj vlastní formulář, student vyplní oba
  • vzory vyplněných Changes najdete v prezentaci z informační schůzky

šipka Changes to original Learning Agreement (formulář MENDELU)

         Changes to original Learning Agreement - pomocník pro vyplnění

         Seznam kontaktů pro Erasmus+ na MENDELU

 

Prodloužení studijního pobytu

  • je možné pouze v zimním semestru po dohodě s vysílající a přijímající institucí
  • studentovi automaticky nevzniká nárok na financování prodlouženého pobytu, záleží na vysílající instituci, zda mu na prodlouženou dobu pobytu přidělí stipendium
  • prodloužení bez nároku na stipendium (Erasmus+ zero-grant student):
    • student o něj může požádat kdykoli v průběhu pobytu prostřednictvím Žádosti o prodloužení studijního pobytu
    • student neobdrží finanční podporu, zůstává mu však statut Erasmus studenta a z něho plynoucí výhody (např. neplacení školného na zahraniční instituci atd.)
  • prodloužení pobytu o celý semestr s finanční podporou (možné pouze v ZS):
    • student o něj může požádat prostřednictvím žádosti do 30. října daného akademického roku
    • žádost nechá student potvrdit nejprve koordinátorem v zahraničí, poté zašle e-mailem na ZO své fakulty ke schválení
    • schválený dokument odešle ZO fakulty na OMVI rektorátu ke schválení z finančního hlediska
    • v případě dostatečného množství finančních prostředků referent studijních pobytů Erasmus+ na OMVI žádost schválí a informuje studenta, zahraničního koordinátora i ZO fakulty
    • změna celkové částky stipendia musí být uvedena v dodatku k ÚS, který je studentovi zaslán po dodání Transcript of records za předchozí semestr (nebo Čestného prohlášení o odstudování odborných předmětů ve výši 18 ECTS kreditů) a LA (viz výše) na další semestr
  • prodloužení pobytu s finanční podporou (kratší než semestr):
    • je možné pouze z akademických důvodů (např. delší zkouškové období, než se původně předpokládalo apod.)
    • student je povinen kontaktovat referenta studijních pobytů Erasmus+ na OMVI s žádostí o tuto formu prodloužení nejpozději měsíc před plánovaným koncem pobytu
    • další administrativní náležitosti s tím spojené řeší koordinátor se studentem individuálně

šipka Žádosti o prodloužení studijního pobytu

         Čestné prohlášení o odstudování odborných předmětů

         Learning agreement (MENDELU formulář)

         Seznam kontaktů pro Erasmus+ na MENDELU

 

Zkrácení studijního pobytu

  • je možné po dohodě studenta s vysílající institucí a je řešeno dodatkem k ÚS a poměrným zkrácením stipendia
  • pokud student nedodrží minimální délku pobytu, tj. 3 měsíce, musí vrátit celé stipendium

Nahoru Zpět na obsah


Po návratu ze zahraničí

  • je student povinen dodat:
    • Confirmation of Erasmus+ Study Period (dále Confirmation)
      • je hlavním dokladem o uskutečnění studijního pobytu
      • doporučujeme nechat si Confirmation vystavit ještě před odjezdem ze zahraničí
      • Confirmation musí obsahovat přesná data pobytu (data udávají nárok na stipendium)
      • musí být potvrzené zahraničním koordinátorem ne dříve jak týden před ukončením pobytu
      • na OMVI rektorátu student dodává originál - do 14 dnů od ukončení studijního pobytu
      • scan Confirmation student také nahraje do aplikace Checklisty v UIS
      • v případě, že je délka pobytu kratší či delší oproti době uvedené v ÚS, je nutné provést vyúčtování stipendia a objednat se k podpisu dodatku k ÚS u referenta studijních pobytů Erasmus+ na OMVI
      • student může použít formulář MENDELU
    • Transcript of Records
      • nejpozději do 4 týdnů po ukončení pobytu do aplikace Checklisty
      • ToR se musí shodovat s LA případně s provedenými změnami (tj. Changes; v názvech předmětů i v jejich kreditové hodnotě)
      • student může použít formulář MENDELU
    • výsledek závěrečného jazykového testu OLS - do aplikace Checklisty (UIS)
  • vyplnit Závěrečnou zprávu v UIS (Portál studenta → Moje zahraniční studium) do 30 kalendářních dnů po ukončení mobility - zpráva slouží zejména jako zdroj informací pro další studenty
  • vyplnit závěrečnou zprávu pro EU (EU-Survey) - výzvu k vyplnění student obdrží na e-mail
  • evidovat, zda všechny doklady byly dodány a jsou kompletní
  • vrátit nevyčerpané stipendium, pokud:
    • student nedodržel délku pobytu uvedenou v ÚS
    • student nezískal minimálně 18 ECTS kreditů z odborných předmětů za semestr
    • student porušil kvalifikační podmínky programu Erasmus+

šipka Confirmation of Erasmus+ Study Period (formulář MENDELU)

         Transcript of Records (formulář MENDELU)

         Kvalifikační podmínky

 

Uznávání kreditů/předmětů získaných v zahraničí

šipka 2/2017 - Směrnice pro uznávání výsledků zahraničního studia a praktických stáží programu Erasmus+

         Seznam kontaktů pro Erasmus+ na MENDELU

Nahoru Zpět na obsah